BÍ KÍP VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP

Trước tiên, bạn phải có một email cá nhân.

Hãy từ bỏ những biệt danh kiểu như co_be_ngoc_nghech@gmail.com hay hoang_tu_gac_mai@gmail.com thay vào đó hãy sử dụng tên mình cho địa chỉ email, ví dụ: thuhang@gmail.com. Điều này tạo sự chuyên nghiệp khi bạn gửi mail và cũng là một cách làm người khác biết rằng họ đang nhận mail từ ai.

Tạo chữ ký cho phần email:

Nếu bạn sử dụng gmail, bạn có thể làm theo các bước sau.

Nội dung chữ ký bạn nên để tên họ, thông tin liên hệ, ngành nghề hoặc chức danh làm việc của bạn nếu có. Phần chữ ký sẽ tự động xuất hiện bên dưới nội dung email mỗi khi bạn gửi email. Nếu email công ty thì bạn sử dụng theo format chữ ký của công ty nhé.

Email đã có, tiếp đến là kỹ năng viết email sao cho chuyên nghiệp. Thực chất kỹ năng này rất cần thiết và quan trọng tuy nhiên khi đi học có thể các bạn ít được dạy. Bên dưới đây là 8 nguyên tắc cơ bản các bạn cần chú ý để viết mail chuyên nghiệp hơn nhé.

Luôn đặt tiêu đề cho email:

Tiêu đề email là chủ đề chính của nội dung email đề cập đến. Tiêu đề nên rõ ràng để dễ dàng cho việc tìm kiếm sau này. Và đừng bao giờ gửi email mà không có tiêu đề, vì điều này rất thiếu chuyên nghiệp và gây khó chịu cho người nhận email. Nếu bạn muốn thông báo về tình trạng email bạn có thể thể hiện ở tiêu đề theo cú pháp [Gấp] – kế hoạch marketing backup tháng 12. Việc thể hiện tình trạng này giúp người nhận được email sắp xếp thời gian và đọc email kịp thời.

Trình bày gọn gàng và đầy đủ:
Nội dung email thông thường sẽ gồm:

Lời chào

Nội dung chính

Lời chúc/cảm ơn và ký tên.

Đối với lời chào, bạn nên nêu rõ tên của người nhận email, trường hợp email có nhiều người nhận bạn có thể viết “Chào anh/chị”. Trường hợp mỗi người nhận 1 nội điệp bạn có thể viết.

Chào chị Hà,

Nội dung

Chào chị Vy,

Nội dung

Em cảm ơn hai chị,

Ký tên.

Nếu người nhận mail chưa biết bạn là ai, bạn cần giới thiệu rõ bản thân trách trường hợp người nhận mail không biết chuyện gì đang xảy ra và đến từ ai.

Phần nội dung chính:

Bạn không nên viết một đoạn dài hết tất cả các nội dung. Bạn nên cách dòng và trình bày theo các ý nhỏ. Cách này sẽ giúp người nhận dễ dàng tiếp nhận thông tin.

Nên chú ý đến vấn đề chính tả và dấu câu trước khi gửi mail.

Viết sao cho dễ hiểu nhất:
Khi viết email bạn nên cân nhắc xem nội dung bạn trình bày đã rõ ràng đủ ý chưa. Người nhận mail đã đủ thông tin để để hiểu và biết họ cần làm gì sau khi nhận được email chưa. Có cần đính kèm file để trực quan hơn hay không? Hay người nhận email có biết về nội dung được đề cập trước đó hay không?

Bạn nên đề cập trọng tâm vấn đề, có thể dùng bullet để tách các ý rõ ràng.

“keep everyone in the loop”
Đây là thuật ngữ tiếng Anh có nghĩa bạn phải đảm bảo những người có liên quan nắm được nội dung thông tin email. Chính vì thế email có chức năng cc để bạn làm chuyện này. Khi bạn gửi email bạn cần cân nhắc ngoài những người bạn dự định gửi thì có ai liên quan cần biết thông tin được đề cập trong mail.

Thông tin nào nên dùng email:

Ngày nay các ứng dụng chat được sử dụng khá phổ biến và nhanh chóng trong việc phản hồi. Tuy nhiên không phải lúc nào bạn cũng có thể trao đổi qua chat. Trường hợp đối với những thông tin quan trọng, mang tính chính thức bạn cần trao đổi qua mail. Việc trao đổi qua email sẽ mang tính chính thống, dễ dàng lưu trữ và tra cứu khi cần.

Khéo léo nhắc nhở người nhận email:

Tùy mức độ công việc và tình trạng của mỗi cá nhân mà việc xử lý email sẽ sớm hay trễ. Tuy nhiên thông thường bạn nên dành cho người khác 24h để xử lý email. Nếu trường hợp quá lâu bạn không nhận được sự phản hồi nên email lại nhắc nhở họ hoặc liên hệ trực tiếp hỏi họ xem có nhận được email không. Trường hợp việc khẩn cấp, bạn nên gọi điện hoặc thông báo trực tiếp đến người nhận để công việc được nhanh chóng giải quyết.

Reply all – nếu cần thiết:

Trường hợp email được gửi đến nhiều người, bạn nên chú ý bấm reply all khi thông tin cần thông báo để tất cả mọi người. Trường hợp email chẳng liên quan thì bạn nên cân nhắc vì tránh trường hợp người nhận phải tiếp nhận email được chuyển tiếp nhiều người nhưng họ lại không liên quan.

Thông báo khi bạn đã nhận được email.

Khi nhận được email nếu trường hợp bạn chưa thể trả lời ngay email đó, bạn có thể phản hồi lại người nhận rằng bạn đã nhận được email và bạn sẽ sắp xếp thời gian trả lời lại họ khi nào để họ không sốt ruột.

Trên đây là những nguyên tắc căn bản trong giao tiếp qua email mà các bạn đi làm nen nắm.

--------

Trang web chuyên tuyển dụng PG PB duy nhất Việt Nam

Cập nhật hàng trăm việc làm mới mỗi ngày tại: Pgworks.vn

Tập hợp ngân hàng hồ sơ ứng viên PG PB và hàng ngàn lượt truy cập mỗi ngày.

PG PB tạo ngay hồ sơ để:

Tiếp cận hàng ngàn cơ hội việc làm mỗi ngày.

Nhà tuyển dụng chủ động liên hệ khi có cơ hội việc làm phù hợp.