KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN DÀNH CHO PG PB

PGworks sẽ liệt kê ra đây 5 kỹ năng cần thiết để bạn quản lý thời gian hiệu quả.

Xác định mức độ ưu tiên của công việc

Hầu hết chúng ta đều không có khả năng làm 2 việc gì đó cùng 1 thời điểm, vì thế chúng ta cần xác định mức độ ưu tiên và hoàn thành các nhiệm vụ theo thứ tự. Khi sắp xếp sự ưu tiên bạn có thể sử dụng nguyên tắc khẩn cấp/quan trọng của Eisehower. Nguyên tắc này phân nhiệm vụ thành 4 cấp độ:

1. Khẩn cấp và quan trọng

2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp

3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng

4. Không quan trọng và không khẩn cấp

Bằng cách này bạn có thể dễ xác thứ tự các nhiệm vụ và cứ theo đó mà thực hiện.

Lên kế hoạch

Lên kế hoạch công việc là điều quan trọng, không chỉ vì có những công việc/nhiệm vụ phải hoàn thành vào một thời điểm nhất định. Lên kế hoạch còn giúp bạn biết cách phân bổ thời gian hợp lý cho mỗi nhiệm vụ nhỏ để đạt được một mục tiêu lớn. Ngoài ra kế hoạch sẽ giúp quản lý công việc và thời gian không chỉ một cá nhân mà còn để một tập thể theo dõi và làm đúng tiến độ, đối với dự án/nhiệm vụ có nhiều người đảm nhiệm.

Lên danh sách những việc cần làm

Danh sách là các việc bạn cần làm trong ngày, trong tuần, hoặc tháng. Lên danh sách công việc, kiểm tra và cập nhật những gì đã làm là cách tốt nhất để bạn không quên những nhiệm vụ quan trọng. Đây cũng là cách tuyệt vời để bạn không cần nhớ hoặc nghĩ về tất cả những gì bạn phải làm. Việc đơn giản bạn phải làm là viết chúng ra giấy thành một danh sách và bạn không cần phải lo lắng nữa, bạn chỉ cần xem danh sách đó vào mỗi sáng trước khi bắt đầu làm việc và kiểm tra một lần nữa vào buổi chiều trước khi ra về.

Nghỉ ngơi

Nghỉ ngơi xem ra như là một điều gì đó mâu thuẫn, nhưng đó lại là một điều quan trọng trong kỹ năng quản lý thời gian. Làm việc liên tục trong nhiều giờ hoặc không có thời gian nghỉ đôi khi có thể tăng hiệu suất trong ngắn hạn, trong dài hạn chắc chắn hiệu suất trung bình sẽ giảm. Ngoại trừ những trường hợp khẩn cấp, chúng ta nên có những thời gian nghỉ ngơi hợp lý giữa thời gian làm việc. Nghỉ ngơi sẽ giúp đầu óc thư giãn và sẽ mang đến hiệu quả công việc tốt hơn.

Tạo cho bản thân tính kỷ luật và thói quen

Đã có kế hoạch và to do list, chúng ta nên tạo cho bản thân thói quen hoàn thành công việc theo kế hoạch và tiến độ đã đặt ra. Nếu công việc đòi hỏi bạn phải hoàn tất trước 5 giờ chiều, hãy ép bản thân tập trung và giải quyết chúng trước thời hạn. Không được dễ dãi với bản thân dù chỉ một phút, vì khi đó tiến độ công việc của bạn sẽ chậm trễ. Nếu cứ như vậy bạn sẽ kéo dài công việc từ ngày này qua ngày khác và số công việc bị trễ tiến độ ngày một nhiều. Hơn nữa, có thể sự chậm trễ của bạn sẽ ảnh hưởng công việc của đồng nghiệp, của nhóm, hoặc của cả công ty.

Quản lý thời gian tốt là một trong những yếu tố quan trọng giúp bạn có cuộc sống hạnh phúc và thành công. Bạn sẽ không còn phải lo nghĩ việc này khi đang làm việc khác. Bạn vừa hoàn thành tốt công việc, vừa có thời gian chăm sóc bản thân, gia đình và thời gian cho bạn bè, người yêu.

PGworks.vn

-------------------------

Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết này.
Cùng cập nhật hàng trăm việc làm mới mỗi ngày tại pgworks.vn