KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ DÀNH CHO PG PB

Lập danh sách quản lý thời gian

Xác định các công việc phải làm và lên một danh sách kèm thời gian hoàn thành là bước cơ bản để quản lý thời gian. Danh sách này thường được gọi là todolist – đây là công cụ quản lý thời gian cơ bản nhất, giúp bạn hoạch định công việc ngắn, trung và dài hạn. Todolist là một lời nhắc nhở và thúc đẩy bạn cố gắng thực hiện đúng kế hoạch đề ra trong từng khoảng thời gian nhất định. Bạn sẽ không còn trong tình trạng lỡ hẹn với bạn bè, quên việc này việc kia vì lỡ có mang “não cá vàng”.

Sắp xếp danh sách theo thứ tự ưu tiên

Chúng ta thường giải quyết công việc theo cảm tính, việc dễ làm trước, khó quá thì để sau. Nhưng đây là một sai lầm, vì nghịch lý việc khó nếu để lâu bạn càng khó giải quyết hơn. Chưa kể có những việc khó nhưng yêu cầu gấp mà các bạn ngại khó đôi khi lại bị trễ hạn. Vì thế bạn nên nắm vững kỹ năng phân loại vấn đề theo nguyên tắc ưu tiên.

Những người thành công, được trả lương cao không phải họ giỏi hay thông minh hơn. Khác biệt duy nhất là họ biết tập trung làm công việc mang lại giá trị cao, được ưu tiên. Việc "đốt" thời gian vào việc không ưu tiên rất vô ích. Bạn luôn có quyền được tự do chọn lựa. Hãy đưa ra quyết định chọn thứ tự công việc thật thông minh.

Tách biệt việc khẩn cấp và việc quan trọng

Để thực hiện tốt nguyên tắc ưu tiên, các bạn cần phân biệt đâu là việc khẩn cấp, đâu là việc quan trọng. Từ việc phân loại này các bạn có thể dễ dàng giải quyết tuần tự các công việc theo nguyên tắc ưu tiên và sẽ tăng giá trị hiệu suất công việc.

Nếu bạn là tuýp người bận rộn luôn tay luôn chân tuy nhiên đến cuối ngày nhìn lại toàn giải quyết những việc lặt vặt, những việc không tên. Thì nguyên tắc này sẽ rất hữu ích với bạn, bạn dễ dàng phân bổ thời gian một cách hợp lý, bạn giải quyết công việc theo tuần tự và trơn tru.

Xử lý từng việc

Có một sai lầm mà nhiều người thường mắc phải, đó là giải quyết nhiều công việc trong cùng một thời điểm. Các bạn cho rằng làm vậy sẽ tiết kiệm thời gian nhưng sự thật đôi khi lại có tác dụng ngược. Khi xử lý nhiều việc cùng thời điểm bạn sẽ không thực sự tập trung, đôi khi việc này chưa xong bạn đã nhảy sang việc khác. Bạn đang vô tình làm giảm hiệu suất công việc của bản thân. Và làm mất thêm thời gian trong quá trình bạn chuyển từ việc này sang việc khác. Mặc dù rất bận rộn tuy nhiên với cách làm việc như trên bạn sẽ không thực sự hoàn tất trọn vẹn một nhiệm vụ nào mà mọi thứ luôn trong tình trạng dang dở, nửa vời.

Vì thế bạn cần tập trung xử lý từng việc là một trong những kỷ thuật quản lý thời gian hiệu quả nhất. Khi đã xác định nhiệm vụ quan trọng nhất, hãy bắt tay vào công việc liền theo thứ tự. Đánh dấu ABCD cho thứ tự từng công việc ưu tiên giảm dần. Quy tắc cần ghi nhớ: Không bao giờ làm việc loại B khi loại A cần hoàn thành. Bỏ qua loại C khi công việc loại B còn chưa thực hiện xong. Hãy luôn tập trung thực hiện tốt việc loại A trong ngày làm việc của bạn.

Hình thành thói quen

Để thuần thục một kỹ năng mang lại hiệu quả cho công việc và cuộc sống, các bạn cần duy trì và biến kỹ năng đó thành thói quen bằng cách rèn luyện mỗi ngày. Kỹ năng quản lý thời gian cũng không ngoại lệ, ban đầu có thể bạn không quen và cần phải nghiêm túc thực hiện theo kế hoạch nhưng nếu bạn kiên trì, bạn sẽ trở nên thuần thục khi quản lý thời gian đã trở thành thói quen. Việc thực hiện đúng tiến độ giúp công việc của bạn trơn tru và bạn sẽ không còn ước mỗi ngày có hơn 24h.

Nghiêm khắc với bản thân

Sự thật là bạn khó nắm bắt hết thời gian, bạn chỉ có thể kiểm soát được bản thân mình. Đó là lý do quản lý thời gian đòi hỏi sự nghiêm khắc bản thân và tự hoàn thiện. 

Bạn phải tự đặt mình vào kỷ luật để tránh cuốn theo công việc khác. Nếu cảm thấy xao nhãng, hãy lặp tiếng nói thầm trong bạn "Quay trở lại công việc đi!". Nó gợi cảm xúc tập trung, quay về với công việc đang dang dở.

 

---------

PGworks.vn – trang web chuyên tuyển dụng PG PB duy nhất Việt Nam

Tập hợp ngân hàng hồ sơ ứng viên PG PB và hàng ngàn lượt truy cập mỗi ngày.

PG PB tạo ngay hồ sơ để:

• Tiếp cận hàng ngàn cơ hội việc làm mỗi ngày.
• Nhà tuyển dụng chủ động liên hệ khi có cơ hội việc làm phù hợp.